El inventario de una empresa es, básicamente, una descripción de los elementos que conforman el patrimonio de esta. En este sentido, se realiza una relación de los bienes. Por lo cual, el inventario se puede llevar a cabo tanto en una empresa comercial como en una empresa mercantil.
Existen varios tipos de inventarios de situación. Uno de ellos es más general y comprende todos los elementos del patrimonio. No obstante, también se puede hacer un inventario parcial, mediante el análisis de una sección en concreto.
¿Qué se anota en el inventario?
En un inventario, los objetos que hay que contabilizar están claramente estructurados y agrupados de forma lógica, con base en algunas características comunes. Por otro lado, se valora cada elemento tomando en cuenta criterios objetivos.
Para concretar todo lo que hay que incluir en el inventario, se realizan inspecciones oculares. Asimismo, estas deben estar respaldadas por documentos de prueba e información de parte de los directores de la empresa.
Por norma general, un inventario se organiza en tres partes:
- En el encabezado se apunta el nombre de la empresa, el lugar y la fecha en que se realiza el inventario.
- En el cuerpo se especifican las unidades.
- Por último, en el pie de página, se certifica el inventario con la firma del titular de la empresa.
¿Para qué sirve el inventario?
Toda empresa que se dedica a la compra y venta de productos o servicios debe prestar especial atención a realizar el inventario. Este permite ejercer un mejor control sobre los productos del catálogo y hacer pedidos cuando sea necesario.
Esto permite conocer mejor los productos que ofrece la empresa, lo que compran los clientes, y como y cuando hacer pedidos. Asimismo, se podrá actualizar la contabilidad de la empresa y evitar errores en el sistema.
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Ediciones Díaz de Santos, S.A. (1996). Compras e inventarios. Guías de gestión de la pequeña empresa.