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Llevar el control de la tesorería de una empresa es fundamental para conciliar los pagos y los cobros de manera periódica, así como optimizar la gestión del flujo de caja. Este ámbito requiere una supervisión de forma contante, por lo que digitalizar el área de la gestión de tesorería mediante el uso de herramientas tecnológicas permitirá mejorar la eficiencia, automatizar procesos y tener un mayor control sobre las finanzas.
Los principales pasos para digitalizar la tesorería de una empresa serán analizar la situación de la compañía, definir los objetivos y necesidades y seleccionar un software de tesorería que ayude a automatizar gran parte de las funciones y tareas. A continuación, abordamos una sencilla guía de cómo debes realizar este proceso paso a paso. ¡Toma nota!
Pasos para digitalizar la gestión de la tesorería
Incrementar la eficiencia, reducir costes, evitar errores, mejorar la toma de decisiones, automatizar tareas y optimizar el flujo de caja. Estos son los muchos beneficios que aporta digitalizar la gestión de la tesorería de la empresa. Pero, ¿cómo se debe abordar este proceso? Analizamos los principales pasos que se deben tomar:
1. Analizar la situación actual
Antes de iniciar el proceso de digitalización, deberás evaluar cómo se está gestionando la tesorería en este momento. Para ello, es esencial plantearse una serie de preguntas:
- ¿Qué procesos son manuales y cuáles están automatizados?
- ¿Qué sistemas o herramientas se utilizan?
- ¿Cuáles son las principales ineficiencias?
2. Definir los principales objetivos y necesidades
No todas las empresas tienen las mismas necesidades, por lo que es importante definir qué se quiere lograr con la digitalización. Entre los principales objetivos y necesidades, podemos destacar los siguientes:
- Automatización de procesos manuales, como la conciliación bancaria, pagos y cobros.
- Mejora en la gestión del flujo de caja con pronósticos más precisos.
- Reducción de errores humanos y duplicación de tareas.
- Mayor visibilidad de la situación financiera en tiempo real.
3. Seleccionar un software de tesorería
La revolución digital ha transformado muchos ámbitos de gestión empresarial, entre ellos la contabilidad y la tesorería. Existen herramientas especializadas en la digitalización de la tesorería que permiten centralizar y automatizar varias funciones.
En la actualidad, mediante el uso de un software de tesorería, las empresas obtienen una gestión estratégica y eficaz de las finanzas
4. Formación en digitalización dentro de la empresa
Para que la digitalización sea exitosa, se debe formar y capacitar a todo el equipo de tesorería en el uso del nuevo software. Con ello, los empleados aprenderán los beneficios de la digitalización, reducirán tiempo de trabajo e incrementarán su eficiencia.
5. Monitorización y mejora continua
Una vez digitalizados los procesos, es importante revisar y monitorizar los resultados para asegurarte de que se están alcanzando los objetivos. En caso de detectar posibles mejoras, ajusta el sistema según sea necesario y aprovecha las nuevas actualizaciones tecnológicas.
Ventajas y funciones que ofrece un software de tesorería
Un software de tesorería ayuda a muchas tareas y funciones dentro del área de contabilidad y gestión financiera de una empresa. ¿Qué ventajas y funciones aporta?
Automatización de la conciliación bancaria
La conciliación manual es uno de los procesos más tediosos en la tesorería. Al automatizar transacciones, reconciliaciones bancarias y gestión de flujos de efectivo, se reduce tiempo y trabajo en las principales tareas de tesorería.
¿Qué funciones permite automatizar un software de tesorería en relación con la conciliación bancaria?
- Conectar el software de tesorería con las cuentas bancarias.
- Obtener movimientos bancarios en tiempo real.
- Automatizar el proceso de reconciliación, identificando y resolviendo discrepancias de manera automática.
Implementación de pagos y cobros electrónicos
Los clientes y usuarios podrán realizar pagos electrónicos. Para ello, se pueden utilizar soluciones como SEPA, SWIFT o plataformas como PayPal y Stripe, que permite efectuar pagos internacionales de forma automática y segura.
A su vez, también se pueden implementar herramientas que generen y envíen facturas electrónicas, facilitando la gestión de cobros y pagos.
Previsión y gestión del flujo de caja de forma automatizada
Utilizar herramientas de previsión de flujo de caja que empleen inteligencia artificial (IA) y machine learning ayudará a pronosticar entradas y salidas de dinero con mayor precisión. Estas herramientas pueden analizar patrones históricos de ingresos y gastos, ayudando a predecir problemas de liquidez.
Integración con bancos y proveedores
Los software de tesorería permiten conectarse directamente con los bancos y otras plataformas financieras, lo que ofrece una visión consolidada de las cuentas en tiempo real. Ello facilita la automatización de pagos a proveedores y empleados mediante protocolos de integración bancaria, como API, SWIFT o EBICS.
Monitorización y análisis en tiempo real
La digitalización facilita la toma de decisiones al permitir la recopilación, el procesamiento y el análisis de grandes volúmenes de datos. Mediante la creación de dashboards en tiempo real, se podrán analizar indicadores clave como la liquidez, las posiciones de efectivo y el flujo de caja previsto.
Pero no solo eso, sino que, además, también se podrán anticipar tendencias, identificar riesgos potenciales, monitorizar el flujo de efectivo y dar respuesta a los principales cambios que ocurran en el mercado.
Mayor seguridad y cumplimiento normativo
Un software de tesorería incrementa la seguridad en las transacciones financieras, reduciendo el riesgo que existe al hacer pagos y recibir cobros de forma digital. Para ello, se implementan protocolos de seguridad robustos, como la autenticación multifactor y el cifrado de datos. A su vez, otro aspecto fundamental es el cumplimiento de las normativas locales e internacionales sobre la protección de datos (GDPR).
Con estos pasos, puedes digitalizar eficazmente la gestión de la tesorería de tu empresa, obteniendo mejores resultados financieros e incrementando la eficiencia operativa.