Buscar por:

Las finanzas son la parte más complicada de llevar. Pero, a la vez, también es un aspecto clave en todo negocio. No solo porque el flujo de dinero será el que determine la viabilidad de una empresa, sino también porque junto con las ventas también aparecen una serie de elementos. Como son las tasas, los impuestos, la declaraciones de la renta, el pago a proveedores, etc.

Llevar la contabilidad y las finanzas al día es primordial para el funcionamiento de cualquier negocio. Evitar los problemas de pagos y cobros, realizar las nóminas de los trabajadores en el tiempo estipulado y mantener a los proveedores satisfechos será esencial.

Como conocemos las dificultades que implica tener un negocio online y sabemos que no siempre se dispone de todo el tiempo o atención para las finanzas, hemos recopilado algunos pasos y herramientas que te ayudarán en el manejo de las finanzas de tu compañía.

Cuatro pasos para controlar las finanzas

Detrás de cada plan financiero, existen un conjunto de etapas y procesos. Algunos pueden llevar más tiempo y dedicación y otros pueden ser más sencillos y automáticos. No obstante, no por eso debemos descuidarlos ni prestarles menos atención.

Sabemos que cada negocio tiene una estructura, unos productos y unos clientes. Aún así, creemos que estos pasos pueden ser aplicables a la gran mayoría de los negocios online, independientemente del producto o servicio que proporcionen. Hemos intentado simplificarlo con los siguientes pasos:

1. Simplificar y facilitar

Todos pensamos que tenemos todo bajo control y que la estructura de nuestra empresa no puede mejorarse. Sin embargo, en la mayoría de los casos, esto no es así.

Existen muchas maneras de simplificar las tareas de contabilidad y ello no quiere decir que se deban disminuir los recursos. Más bien todo lo contrario, se pueden utilizar nuevos recursos que engloben varias actividades y funciones, ahorrando tanto tiempo como dinero.

  • Software de contabilidad

Muchas empresas utilizan un software básico, antiguo y desactualizado desde hace tiempo por miedo a enfrentarse a las nuevas tecnologías. Y, a su vez, otras empresas realizan las tareas de forma manual.

A menudo, esto se debe a que piensan que estos softwares tan específicos están hechos para personas que tienen conocimientos previos. Pero, lejos de ser así, los nuevos softwares son cada vez más inteligentes, fáciles de manejar e intuitivos.

De este modo, al contar con un programa de facturación en la nube, se pueden automatizar funciones como la gestión de pagos y cobros, realización de nóminas, así como la actualización del inventario y las listas de clientes y proveedores.

Además, la principal diferencia es que, mediante el uso de estos programas, se puede acceder a la información en cualquier momento, ya que todo se encuentra en la nube.

  • Sistemas de cobro

Parece algo básico, pero con el avance de la tecnología también han aparecido varios métodos de cobro al cliente. Hay que tener en cuenta que los clientes son los que permiten que la empresa crezca y se obtengan nuevos ingresos.

Por ello, es fundamental facilitar diferentes opciones de pago: tarjeta, PayPal, Bizum y hasta criptomonedas como el BitCoin.

Aportar diferentes opciones y alternativas será muy útil para que el cliente pueda pagar de forma fácil y cómoda. Un aspecto que puede marcar la diferencia y puede ayudar a que los usuarios elijan a nuestra empresa en vez de a la competencia.

2. Controlar

Otra cuestión muy importante a tener en cuenta es que debemos conocer todo lo que pasa en nuestro negocio en todo momento. Desde la cantidad de clientes nuevos hechos en un día y la facturación, pasando por el rendimiento y la productividad de nuestros trabajadores.

El control es una de las claves del éxito y tener una buena planificación evitará los imprevistos.

  • Control de gastos

Así como debemos prestar atención a los cobros y a la manera en que entran los ingresos, también hay que revisar cuáles son los gastos. No importa cuál sea el nivel de facturación si nuestros gastos resultan mayores. Por ello, se debe controlar el número de gastos.


Y es que, no podemos permitirnos que a final del mes o del trimestre haya gastos que no conocemos o que no están del todo justificados. Cada céntimo que sale debe tener un porqué y una explicación.

Y esto no solo es por exigencia de la empresa, ya que también se debe rendir a cuentas a Hacienda. Por ello, si quieres evitar las multas causadas por los gastos imprevistos, lo mejor es llevar un control de todos ellos.

  • Control del inventario

Otra cosa que no podemos descuidar es el inventario. La base de un negocio son los productos y, si el producto no está disponible, no hay ventas.

Por tanto, como se depende de los artículos y la materia prima, hay que intentar que siempre haya disponibilidad de los productos. Si no es posible de todos, al menos, de aquellos más populares.

Cuando un cliente quiere comprar un producto que no está a la venta, ello puede dar a muy mala imagen y podemos fácilmente perder esa venta. Por tanto, llevar un control del inventario ayudará a tener los productos siempre disponibles.

3. Analizar

De nada sirve saber todo lo que pasa en nuestro negocio si luego no lo aplicamos en la práctica. Por eso, al igual que ocurre con el control, tener un pensamiento analítico permitirá interpretar los datos y desarrollar las estrategias adecuadas en nuestro negocio.

Como ya dijimos antes, los datos por sí solos no son relevantes, pero lo que hagamos con ellos sí lo es.

  • Análisis de pérdidas y ganancias

Este punto está muy ligado al control de gastos. De hecho, para poder analizar los movimientos en nuestras cuentas, es imprescindible tener bajo control cuáles son. Para ello, un buen software de contabilidad puede ayudarnos a analizar el flujo monetario de nuestro negocio.

Pero, no todo son gastos, también debemos analizar los ingresos. En este caso, es importante comprobar cuáles son los productos más vendidos, los más publicitados y de donde viene la gran parte de los ingresos.

Un ejemplo básico de esto es la publicidad. Sabiendo qué producto se vende más, podemos evaluar si centrar la publicidad y el marketing en él ayudará a reforzar la actividad empresarial.

Además, siempre podemos cambiar la estrategia cuando no está siendo rentable o no da los frutos esperados. ¿Cómo se hace todo esto? Analizando los datos de nuestra empresa.

4. Tomar medidas

Una vez tenemos bajo control las cuentas y hemos analizado todos los datos, lo siguiente es tomar las medidas idóneas para mejorar la situación.

No existe el negocio perfecto y siempre hay nuevos avances o acciones que podemos implementar. Ya queramos mejorar la productividad, aumentar la facturación o disminuir los gastos, el proceso es siempre el mismo: simplificar, controlar, analizar y tomar medidas.

Como ya mencionamos al principio, podemos hacer uso de herramientas que nos ayuden a tomar decisiones y a decidir qué medidas tomar, en función de nuestras necesidades y objetivos.

Todo negocio debe tener un objetivo a corto plazo y a largo plazo. Para poder alcanzarlo, es necesario adaptarse y conocer nuestro negocio para luego tomar las decisiones correctas.

Sin un buen plan previo, es muy difícil conseguir nuestros objetivos. Una vez que hayamos elegido hacia dónde queremos dirigirnos, lo primero que hay que hacer es pensar cómo conseguirlo y cuál es la mejor manera.

  • ¿Te ha servido de ayuda?
  • SiNo
 
Última actualización del portal: 26/10/2021