Calcular el stock de seguridad

El control de stock es fundamental para la gestión logística, sobre todo si queremos evitar un exceso de costes en nuestra gestión del almacén. Es aquí donde entra en juego el cálculo del stock de seguridad, saber cual es el mínimo que tenemos que tener almacenado para no sufrir desabastecimiento, o lo que es lo mismo, evitar una rotura de stock. Y para facilitar el proceso, hemos desarrollado esta calculadora online con la que podrás averiguar cuál es el stock de seguridad que tienes y si necesitas mejorarlo.

Cómo funciona esta calculadora de stock de seguridad

Para poder calcular nuestro stock de seguridad mediante esta herramienta online necesitaremos:

• Introducir en el primer campo el plazo máximo de entrega, es decir, cuánto tardan como máximo en abastecernos los proveedores
• Indicar en el segundo campo el plazo de entrega normal
• Y, por último, señalar la demanda media de nuestro almacén

Finalmente, pulsaremos el botón "Calcula" y automáticamente aparecerá la cantidad de stock de seguridad que necesita nuestro almacén para cubrir el abastecimiento.

¿Qué tener en cuenta a la hora de calcular el stock de seguridad?

Lo ideal sería hacer un stock de seguridad para todos los productos, pero esto resulta demasiado costoso, por lo que una de las primeras cosas que deberemos decidir es aquellos productos en los que nos va a resultar rentable mantener un stock de seguridad. Para ello podemos revisar algunas de estas variables:

• El grado de incertidumbre: basado en el histórico de la desviación de la demanda
• Los costes de inventario
• El valor de los productos: cuáles son más caros y cuáles menos
• Los plazos de entrega
• Desviación normal del plazo de entrega de los pedidos
• Desviación estándar de la demanda
• Tasa de servicio deseado

Por todo ello, nuestro objetivo debería ser intentar conseguir el nivel de stock de seguridad objetivo y aguantar el coste de ese nivel.

Inconvenientes del cálculo del stock de seguridad

Desafortunadamente el cálculo del stock de seguridad no es perfecto, pues su fórmula da por hecho que no existen variaciones en los plazos de entrega. El problema es que esta situación no es real, pues en el día a día de cualquier almacén podemos tener un proveedor más regular que otro a cambio de precios diferentes. De ahí que debamos complementar el cálculo con la variabilidad en los plazos de entrega, el cuál se basa en:

• El plazo medio de entrega en días (sin dimensión)
• La variación de la demanda por día
• La demanda media por día
• La variación en el plazo de entrega

Más allá del stock de seguridad: factores complementarios

Un almacén no es homogéneo, por lo que además de el stock de seguridad encontramos otros tipos de stock que se deben gestionar y calcular, aunque cada uno de ellos necesita un cálculo diferente. Entre los stock operativos en el que se enmarca el stock de seguridad encontramos:

• El stock de ciclo
• El stock de seguridad
• El stock de presentación
• El stock estacional
• El stock en tránsito
• El stock de recuperación
• El stock muerto
• El stock especulativo

Beneficios del stock de seguridad

Tener un stock de seguridad nos aporta múltiples ventajas, entre las cuáles destacan

• La oportunidad de brindar un servicio mejor a los clientes sin riesgo de romper el stock
• La posibilidad de incrementar la calidad de la distribución y de la disponibilidad de los artículos para posicionarnos por delante de la competencia
• Evitar la pérdida de clientes y ventas de forma directa
• Poder hacer frente a la demanda de nuestros clientes a pesar de la situación:
  • Si se retrasan o hay incidencias con algún proveedor
  • Si el personal del almacén se declara en huelga
  • Si la demanda crece inesperadamente
  • Si las máquinas de producción sufren una avería o se rompen.

¿Qué pasa si se rompe el stock? Costes y consecuencias

Si no tenemos un stock de seguridad corremos el riesgo de que este se rompa y tengamos un problema de abastecimiento que nos impida satisfacer la demanda de nuestros clientes. Todo ello provocará:

• Una bajada de las ventas
• El deterioro de la imagen de marca
• La falta de confianza de nuestros clientes
• Un aumento de costes debido a los transportes urgentes
• Un encarecimiento del coste del producto por compra urgente.

Además, todo esto tiene efectos económicos para la empresa, por lo que deberemos calcular el coste de la rotura de stock. Para ello deberemos tener en cuenta el margen bruto de oportunidad y los posibles costes asociados de las consecuencias comentadas previamente. Podemos aplicar la siguiente fórmula:

Cómo evitar un exceso de stock de seguridad

Tan negativa es la falta de stock de seguridad como el exceso. Lo ideal, como todo en la vida es encontrar el equilibrio, por lo que si no queremos excedernos con el stock de seguridad deberemos:

Personalizar el stock de seguridad

Ni todos los productos son iguales ni todos los días son iguales. Antes de establecer un stock de seguridad deberemos tener en cuenta factores como:

• el tipo de producto: no son igual los productos perecederos que los no perecederos
• la época del año: existen productos estacionales, es decir, cuya demanda varía a los largo de determinados períodos del año
• el departamento...

De ahí que debamos ir adaptando la fórmula para conseguir abarcar el mayor número de variables posibles dentro de nuestro negocio. El objetivo es priorizar aquellas referencias más delicadas para poder seguir manteniendo nuestros beneficios.

Utilizar softwares que ayudan con la gestión y el control de stock

Estos programas de gestión de stock se han vuelto imprescindibles para las grandes empresas, pero poco a poco empiezan a formar parte de los pequeños negocios ¿Por qué? Por la facilidad para gestionar un gran volumen de referencias y los descuadres de datos que se muestran en registros y lo que se guarda en el almacén.

Revisar y mejorar los procedimientos y las operaciones

En lugar de centrar los esfuerzos en procesos que no podemos controlar porque dependen de los consumidores, el mercado o la competencia, como pueden ser las previsiones de demanda y el intento de controlarlas con stocks demasiado altos; deberemos focalizar nuestra atención en aquello que sí depende de nosotros, como la duración de la espera en los envíos para reducir los ciclos y calcular la rotación del inventario.

Calcular el stock de seguridad a través de un ejemplo

Vamos a imaginar que uno de nuestros artículos tiene los siguientes datos:

¿Cuál es la fórmula necesaria para calcular el stock de seguridad?

Existe la posibilidad de calcular a mano el stock de seguridad de un almacén, pero necesitaremos la siguiente fórmula:

Donde:

• PME: es el plazo máximo de entrega en el que el proveedor nos haga llegar el producto suponiendo que hubiera un retraso
• PE: es el plazo de entrega normal en el que el proveedor nos envía la mercancía en circunstancias normales
• DM: es la demanda media que se ha calculado para ese producto determinado en una situación de normalidad.

Cómo calcular el stock máximo de un almacén

El stock máximo consiste en el volumen máximo de stock que es capaz de tener un almacén para garantizar la demanda. No obstante, este tipo de stock suele tener un coste de almacenamiento alto y una gran necesidad de almacenamiento. Esto no quiere decir que no pueda ser beneficioso para algunos modelos de negocio que consigan costes no muy altos y tengan mucho espacio, así como descuentos por volumen de los proveedores. La fórmula para este cálculo sería:

o bien:

Fórmula para calcular el stock medio

Este cálculo resulta de utilidad porque el stock total cambia con el tiempo. Para averiguarlo necesitaremos esta fórmula:

Donde:

SS = Stock de Seguridad
Q = lote de pedido

Diferencia entre el stock mínimo y el stock de seguridad

Mientras que el stock mínimo se basa en el tiempo de entrega habitual del proveedor y el consumo promedio, el stock de seguridad añade al cálculo el tiempo de entrega con retraso para saber las unidades extra que son necesarias para cubrir posibles cambios.

Diferencia entre punto de pedido y stock de seguridad

El punto de pedido abarca tanto el stock mínimo como la cantidad necesaria para poder hacer frente a las ventas previstas durante el tiempo transcurrido entre el envío del pedido al proveedor y lo que cuesta que nos llegue la mercancía. De esta forma, conseguiremos que la llegada del pedido coincida con nuestro stock mínimo de seguridad. La fórmula del punto de pedido es: